Specjalistka / Specjalista ds. obsługi administracyjno-biurowej i operacyjnej

Gdańsk

06/02/2026/PZP

Twój zakres obowiązków

Koordynacja prac w obszarze administracyjno-biurowym oraz operacyjnym dotyczącym infrastruktury towarzyszącej zewnętrznej realizowanych przez podmioty zewnętrzne dla PEJ.
Organizacja spotkań, wysyłanie zaproszeń wraz z uzgodnioną wewnątrz zespołu agendą.
Dbałość o terminowość wysyłki zaproszeń na spotkania, protokołów ze spotkań zgodnie z zapisami obowiązujących Zasad Koordynacji.
Prowadzenie i aktualizacja Matrycy komunikacji pomiędzy PEJ a Podmiotami ITEJ.
Prowadzenie rejestru wysyłanych pism, wysyłka pism do dedykowanych adresatów ramach koordynacji.
Uczestnictwo w spotkaniach statusowych, koordynacyjnych, roboczych oraz dedykowanych spotkaniach tematycznych oraz protokołowanie poszczególnych spotkań.
Wsparcie Kierownika Koordynacji Infrastruktury Zewnętrznej oraz poszczególnych członków zespołu Koordynacji Infrastruktury Zewnętrznej w ustalonym zakresie dotyczącym kwestii operacyjnych związanych z koordynacją danego projektu.
Gromadzenie danych analitycznych, ich przetwarzanie oraz dostarczanie informacji zarządczych.
Wykonywanie innych zadań związanych z bieżącymi potrzebami Pionu/Działu, dotyczącymi oceny stanu wskazanych projektów lub ich wybranych fragmentów.
Przygotowanie projektów prezentacji na dedykowane spotkania w ramach koordynacji.

Nasze wymagania

Wykształcenie: wyższe.
Doświadczenie: Minimum 5 lat doświadczenia w pracach administracyjno–biurowych, minimum 3 lata doświadczenia przy realizacji projektów infrastrukturalnych.
Doświadczenie i wiedza w zakresie: obsługi korespondencji, organizacji spotkań, protokołowania narad prowadzenia kalendarza spotkań.
Dobra znajomość pakietu MS Office (MS Excel, MS PowerPoint, MS Word).
Prawo jazdy kat. B.

To oferujemy

Możliwości rozwoju zawodowego oraz ciekawe wyzwania.
Udział w unikalnym na skalę Polski projekcie inwestycyjnym o charakterze strategicznym.
Praca w ambitnym i dynamicznie rozwijającym się zespole.
Atmosferę wsparcia i współpracy.
Atrakcyjne wynagrodzenie i system nagradzania.
Benefity pozapłacowe.
Praca stacjonarna (Gdańsk) z możliwością pracy zdalnej zgodnie z zasadami pracodawcy.
Wynagrodzenie zasadnicze brutto: 9.000-11.000 zł/m-c.