Zatwierdzony przez Zarząd PME w dniu 03.07.2018.

Spis treści

  1. Definicje
  2. Regulamin
  3. Formuła zgody podczas zapisu
  4. Umowa powierzenia danych PZE
  5. Reguły przechowywania i zabezpieczenia danych oraz analiza ryzyka

1. Definicje

PME: Polska Młodzież Esperancka (PME), młodzieżowa sekcja Polskiego Związku Esperantystów (PZE), z siedzibą przy ul. Andersa 37/59a 00-159 Warszawa, adres e-mail: pej@pej.pl

PZE: Polski Związek Esperantystów, z siedzibą przy ul. Andersa 37/59a 00-159 Warszawa, adres e-mail: pea@esperanto.pl

TEJO: Światowa Esperancka Organizacja Młodzieżowa z siedzibą w Roterdamie, www.tejo.org

UEA: Światowy Związek Esperancki z siedzibą w Roterdamie, www.uea.org

 

2. Regulamin

  1. PME jest administratorem danych osobowych swoich obecnych i byłych członków.
  2. W przypadku wyboru członkostwa typu PEJ+TEJO+Kontakto:
    1. imię, nazwisko, data urodzenia, adres e-mail, adres pocztowy, informacje na temat wpłaconych składek oraz kod UEA jednorazowo wykorzystane są do dokonania zapisu do UEA zgodnie z upoważnieniem w formularzu.
    2. W tym wypadku UEA staje się dodatkowym administratorem danych osobowych. Członek posiada te same prawa wglądu, edycji, usunięcia swoich danych osobowych, pisząc na adres sekretario@co.uea.org
  3. Dane są przetwarzane przez PME w celu realizacji zadań opisanych w Regulaminie PME, w szczególności:
    1. umożliwienia podstawowej działalności organizacji (np. prawo wyborcze),
    2. przesyłania regularnie informacji o działaniu organizacji,
    3. kontaktowaniu się w celu propozycji działań zgodnych z celami statutowymi organizacji.
  4. Zgoda udzielana jest na podstawie elektronicznego formularza zgłoszeniowego, który zawiera formułę, która jest częścią niniejszej Polityki przetwarzania danych osobowych.
  5. Dane mogą zostać udostępnione generalnemu sekretarzowi PZE w celu realizacji zadań opisanych w statucie PZE, w szczególności kontroli praw wyborczych członków PME w PZE. Ponadto, dane mogą zostać przekazane dalej do UEA zgodnie z umowami między PZE a UEA.
  6. Ponadto, informacja o wpłaconych składkach członkowskich może być przekazana organizatorom wydarzeń, w których bierze udział dany członek, a z którymi Zarząd PME zawrze stosowną umowę. Dotyczy to również wydarzeń organizowanych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.
  7. Dane nie są przekazywane innym podmiotom, niż zostało to wspomniane w tym regulaminie.
  8. Każdy członek ma prawo dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania. Aby to uczynić, należy napisać wiadomość e-mail na adres sekretario@pej.pl.
  9. Każdy członek ma prawo do wniesienia sprzeciwu wobec dalszego przetwarzania, a w przypadku wyrażenia zgody na przetwarzanie danych do jej wycofania. Skorzystanie z prawa cofnięcia zgody nie ma wpływu na przetwarzanie, które miało miejsce do momentu wycofania zgody.

3. Formuła zgody podczas zapisu

  1. Oświadczam, że znam Regulamin Polskiej Młodzieży Esperanckiej, Regulamin przetwarzania danych osobowych Polskiej Młodzieży Esperanckiej i statut Polskiego Związku Esperantystów.
  2. W przypadku członkowstwa PEJ+TEJO+Kontakto upoważaniam PME do dokonania w moim imieniu zapisu do UEA w kategorii MJ(T), który skutkuje członkostwem w TEJO, a które jest równoważne wypełnieniu formularza zapisowego na stronie https://uea.org/alighoj/alighilo.
  3. Zgadzam się na przetwarzanie moich danych osobowych przez Polską Młodzież Esperancką z siedzibą przy ul. Andersa 37/59a w Warszawie w celach związanych z członkostwem w PME, a pośrednio PZE oraz TEJO. Podanie danych jest dobrowolne. Podstawą przetwarzania danych jest moja zgoda. Dane mogą zostać przekazane do PZE oraz TEJO. Mam prawo żądania od administratora dostępu do moich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego. W przypadku pytań dotyczących przetwarzania danych osobowych można kontaktować się z administratorem pod adresem sekretario@pej.pl

4. Umowa powierzenia danych z PZE

PME (administrator) przekazuje dane swoich członków PZE (przetwarzający) na podstawie niniejszej umowy oraz statutu PZE i regulaminu PME. Dane obejmują:

  • imię i nazwisko
  • data urodzenia
  • miejsce zamieszkania
  • listę wpłaconych składek

Dane wykorzystywane są w celu:

  • kontroli praw wyborczych członków PME w PZE,
  • liczenia członków PZE

PZE każdorazowo wysyła pisemną prośbę ze wskazaniem celu na adres sekretario@pej.pl Sekretarz PME niezwłocznie oraz w bezpieczny sposób przekazuje dane do PZE. PZE zobowiązuje się do zabezpieczenia danych na czas przetwarzania oraz usunięcia danych gdy cele zostaną spełnione, ale może prosić o nie ponownie.

5. Reguły przechowywania i zabezpieczenia danych oraz analiza ryzyka

  1. Dane przechowywane są w arkuszu kalkulacyjnym za pomocą usługi Google Drive.
  2. Dostęp do danych osobowych członków ma zarząd organizacji.
  3. Każdy z członków zarządu ma obowiązek stosować się do dobrych praktyk bezpieczeństwa, w szczególności zaleca się korzystanie z usługi logowania dwuetapowego.
  4. Utrata kontroli nad własnym kontem Google byłaby dla każdego dużym problemem (wyciek prywatnych wiadomości, historii korzystania z usług Google itp.). Dlatego każda osoba mająca dostęp do danych we własnym interesie zapobiega incydentom bezpieczeństwa.
  5. Zabezpieczenia te biorąc pod uwagę ilość (poniżej 1000 osób) i jakość danych (nie są to dane wrażliwe) są uznane za wystarczające, a ryzyko utraty danych niskie.